ORCA APP SnelStarten
Welkom
Leuk dat u heeft gekozen om met ORCA software aan de slag te gaan! Met onze applicatie kunt u snel en eenvoudig toestellen registreren en onderhouden.
Voor wie is deze handleiding?
Monteurs
Wat is het doel van deze handleiding?
Snel starten met ORCA APP
Inloggen
Om te starten met ORCA App start u de applicatie op de PDA of tablet door op het ORCA icoontje te klikken. Dit opent de applicatie waardoor u toegang krijgt tot twee van elkaar opvolgende schermen. Als uw PDA of tablet is geïnstalleerd door Vebeco vindt u deze snelkoppeling op het startscherm.
Als u de ORCA applicatie opent dan krijgt u het welkomstscherm te zien. Deze blijft een paar seconden in beeld. Hierop ziet u de huidige versie staan van de software. Hier kan u na gevraagd worden als u belt met onze helpdesk.
Na een paar seconden krijgt u het login scherm te zien. Bij uw naam klikt u op de naam om een keuzemenu te openen waar u uw naam kan kiezen. Dit vult u aan met uw toegangscode en bevestigd dit met de rode pijl rechtsonder in het toetsenblok.
Navigeren
Als u bent ingelogd ziet u voor het eerst de ORCA app interface. Als u inlogt ziet u altijd de laatst bekeken klant in de ORCA app. Als u een pauze neemt of de dag later terug gaat om verder te werken bij dezelfde klant hoeft u niet opnieuw naar de klant te zoeken.
Het startscherm is ingedeeld in drie delen. Het ORCA App Menu geeft u toegang tot het help menu waar u een ticket in kan sturen, onze kennisbank kan bekijken en de nieuwe update kan downloaden.
Het navigatiemenu laat u een klant zoeken en synchroniseren met ORCA kantoor. Het paneel klantgegevens geeft u toegang tot alle gegevens van de klant waaronder looplijsten, servicebon aanmaken, navigeren naar de klant en bellen of whatsappen met de contactpersoon, daarover later meer.
Het ORCA APP menu geeft u toegang tot het venster help en de mogelijkheid om ORCA af te sluiten.
Via de ORCA App hulp pagina kunt u de kennisbank bekijken en tickets inzien. Daarnaast kunt u de nieuwe ORCA versie downloaden. Ook ziet u het huidige versienummer.
Via het menu uitschakelen kunt u ORCA afsluiten. U krijgt een pop-up om dit te bevestigen, met Ja sluit u ORCA, met nee keert u terug naar de applicatie.
Login
Na een paar seconden krijgt u het login scherm te zien.
- Bij Uw naam klikt u op de naam om een keuzemenu te openen waar u uw naam kan kiezen.
- Vul uw toegangscode in.
- Bevestig met de rode pijl rechtsonder in het toetsenblok.
Overzicht van het startscherm
Als u bent ingelogd ziet u voor het eerst de ORCA app interface.
Als u inlogt ziet u altijd de laatst bekeken klant in de ORCA app. Als u een pauze neemt of de dag later terug gaat om verder te werken bij dezelfde klant hoeft u niet opnieuw naar de klant te zoeken.
Het startscherm is ingedeeld in drie delen:
- ORCA App Menu – toegang tot help (tickets/kennisbank) en updates, en ORCA afsluiten.
- Navigatiemenu – klant zoeken en synchroniseren met ORCA kantoor.
- Paneel klantgegevens – toegang tot klantdata zoals looplijsten, servicebon aanmaken, navigeren naar klant en bellen/WhatsAppen met contactpersoon.
ORCA App Menu: Help
Via de ORCA App hulp pagina kunt u:
- de kennisbank bekijken,
- tickets inzien,
- de nieuwe ORCA versie downloaden,
- het huidige versienummer bekijken.
ORCA App Menu: Uitschakelen
Via het menu uitschakelen kunt u ORCA afsluiten. U krijgt een pop-up om dit te bevestigen:
- Ja sluit ORCA.
- Nee keert terug naar de applicatie.
Navigatiemenu: planning, bezoeklocatie en synchroniseren
Via het navigatiemenu kunt u navigeren naar uw klant en synchroniseren met ORCA kantoor.
Planning
Via de planningknop ziet u een overzicht van de klanten waar u vandaag voor ingepland bent. Door op de rode pijl bij de klant te klikken komt u bij de klantgegevens waarna u direct kunt navigeren naar de klant toe of contact met de klant kan opnemen.
Opmerkingen bij afspraak Indien van toepassing kunnen er opmerkingen bij de afspraak staan. Deze herkent u aan het gele vlak met de paperclip in de linker bovenhoek. Hierin kan belangrijke informatie staan over het bezoek (bijv. vooraf contact opnemen, specifiek gereedschap meenemen, of welke werkzaamheden u uitvoert).
Afspraken kunnen worden gepland op een specifieke tijd, als ochtend- of middagafspraak.
Bezoeklocatie
Het venster bezoeklocatie geeft u een overzicht van alle klanten.
- Scroll door omhoog/omlaag te vegen.
- Of klik in het zoekvenster en typ de naam van de klant.
Standaard synchroniseert ORCA de klanten op locatienaam. Met de filtertoets kunt u dit aanpassen (bijv. debiteurnummer of plaats). Bevestig door op het rode vergrootglas te tikken.
Barcode scan
Via de barcode scan knop scant u een barcode van een toestel bij de klant op locatie. Hierdoor opent ORCA automatisch de juiste klant.
Synchroniseren
Door te synchroniseren stuurt u gegevens naar ORCA kantoor en haalt u nieuwe gegevens op waaronder uw planning.
Advies: synchroniseer dagelijks aan het begin en einde van uw werkdag. Synchroniseren kan ook onderweg, let op dat u dan een werkende internetverbinding nodig heeft.
Klantkaart: gegevens, navigatie en contact
Als u naar de klant heeft genavigeerd dan ziet u de klantkaart van de bezoeklocatie. Vanaf dit scherm kunt u:
- de klant bewerken,
- naar de klant navigeren,
- contact leggen via telefoon of WhatsApp,
- looplijsten inzien,
- de servicebon printen.
Bezoekadres bewerken
Klik op het potlood-icoon om het bezoekadres te bewerken. Bevestig de nieuwe gegevens rechtsonder met het rode vinkje.
Vooringevulde antwoorden
ORCA bevat al veel vooringevulde antwoorden. Die kunt u inzien door naast aanvullende gegevens op het kleine zwarte pijltje te klikken en te selecteren in het keuzemenu.
Navigeren en bellen/WhatsAppen
- Met de navigeertoets start u Google Maps navigatie naar het bezoekadres van de klantkaart.
- Met het bel- of WhatsApp-icoon start u een bel- of WhatsApp-actie met het telefoonnummer van de ingestelde contactpersoon.
Looplijst en toestel onderhouden
Als u op het icoon looplijst klikt ziet u het objectenoverzicht. Standaard laat ORCA de toestellen zien op loopvolgorde.
- Klik op de rode pijl bij een toestel om het toestel te onderhouden.
- Sommige toestellen zijn geel gemarkeerd: deze toestellen zijn onderhouden.
- Ontbreken er toestellen of ziet u een recent toegevoegd toestel niet? Dan heeft u waarschijnlijk de onderhouden-filter aan staan.
- In het vakje zoekterm kunt u zoeken naar een barcode of zoekterm om een artikel te vinden.
- Met het gele vink-icoon kunt u reeds onderhouden toestellen verbergen in het overzicht.
Onderhoud: stappen (1 t/m 5)
Het onderhouden van de toestellen doet u door 5 stappen te volgen die (afhankelijk van het toestel) kunnen verschillen. Blusmiddelen hebben bijvoorbeeld andere stappen dan noodverlichting.
U navigeert tussen stappen met de twee rode pijlen bovenin het scherm naast de voortgangsweergave.
Stap 1: Basisgegevens
Vul locatie, soort toestel, merk, type en bouwjaar in.
Stap 2: Toestelspecifieke velden
Stap 2 bevat velden die specifiek zijn aan het type toestel dat u kiest.
Stap 3: Resultaat, advies en status
Geef aan wat het resultaat is van het onderhoud en het advies dat u aangeeft.
- Met de kleine zwarte pijltjes bij “geconstateerde situatie” en “uitgevoerd én advies” kunt u kiezen uit vooraf ingevulde antwoorden.
- Kies bij status de status van het apparaat (gekoppeld aan een kleur). U kunt via het pijltje rechtsonder of door een gekleurd vlak te kiezen.
Tussentijds: als u de optie tussentijds aanvinkt, wordt de datum van het onderhoud niet aangepast (handig bij een tussentijds bezoek).
Stap 4: Artikelen op de servicebon
Stap 4 is het toevoegen van artikelen op de servicebon. Deze artikelen worden ingevuld op ORCA kantoor; u hoeft ze slechts te selecteren.
- Bij het openen van stap 4 is het scherm leeg: dit is normaal (nog geen items toegevoegd).
- Bovenaan staan twee tabs: servicebon en selectie.
- In selectie: tik op het aantalvakje om het aantal te verhogen. Houd het vakje kort ingedrukt om het aantal te resetten naar 0.
- Standaard ziet u gerelateerde artikelen. Zoek een artikel via Zoeken met een trefwoord en kies uit het zoekresultaat.
- Reset uw zoekresultaat met het reset-icoon.
- Bevestig uw selectie met het winkelwagen-icoon: dan worden ze zichtbaar op de tab servicebon.
Stap 5: Afronden en navigeren
Na het winkelwagen-icoon komt u terug op de tab servicebon.
Als u per ongeluk een artikel hebt toegevoegd, kunt u het wissen via het rode kruisje achter de regel.
Bij de laatste stap kiest u hoe u verder wilt navigeren:
- Opslaan en terug naar het objectenoverzicht – slaat wijzigingen op en brengt u terug naar de toestellijst.
- Opslaan en terug naar het menu – slaat wijzigingen op en brengt u terug naar startscherm met klantkaart.
- Annuleren en terug naar het objectenoverzicht – slaat niets op en brengt u terug naar de toestellijst.
- Annuleren en terug naar het menu – slaat niets op en brengt u terug naar startscherm met klantkaart.
Terug in het objectenoverzicht ziet u dat het toestel is onderhouden omdat de datum geel gearceerd is. Ziet u het toestel niet? Dan staat waarschijnlijk de filter aan die onderhouden toestellen verbergt (zie “Looplijst en toestel onderhouden”).
Servicebon opstellen en handtekening
Als u klaar bent met het onderhoud bij uw klant komt u terug op de klantkaart. Hier kunt u de servicebon opstellen door op het servicebon-icoon te drukken.
Automatisch worden de gegevens van de contactpersoon ingevuld en kunt u een opmerking invullen.
Als u nogmaals hetzelfde icoon drukt, kan de contactpersoon een handtekening zetten op de tablet of PDA. Als u op gereed klikt wordt de e-mail opgesteld en kunt u deze versturen.
Optioneel: eigen handtekening toevoegen
U kunt ook uw eigen handtekening op de servicebon toevoegen. Dit stelt u eenmalig in en wordt daarna op alle nieuwe servicebonnen toegevoegd.
Stappen:
- Open het ORCA App menu en ga naar het venster help.
- Kies het tandwielsymbool onder het versienummer.
- Voer in het veld servicecode de code 777000 in.
- Bevestig dat u een handtekening wilt instellen en klik op sluiten.
- Zet uw handtekening en bevestig met gereed.
Liever geen handtekening? Ga terug naar hetzelfde venster en voer servicecode 777001 in.